– Profilizer von L&D Support unterstützt Reorganisationsprozess in Augsburg –
Interview mit Kay Helmecke und Mirco Wieck, Geschäftsführer der ZSP Zustellservice-Plus GmbH & Co. KG und der ZSP Zustell + Druck GmbH
Augsburg: Das Dienstleistungsspektrum der ZSP Zustellservice-Plus GmbH & Co. KG und der ZSP Zustell + Druck GmbH umfasst die tägliche Zustellung von Presse- und Printerzeugnissen sowie Briefsendungen. Kernzustellprodukt ist die Augsburger Allgemeine mit ihren Heimatzeitungen. Darüber hinaus ist die ZSP für viele regionale und überregionale Zeitungsverlage als Zustellpartner tätig. Über 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zustelldienst führen pro Jahr weit über 80.000.000 Steckvorgänge aus.
Die ZSP Zustellservice-Plus GmbH & Co. KG und die ZSP Zustell + Druck GmbH zählen zu den führenden Zustell-Dienstleistern in Deutschland. Sie scheinen bestens aufgestellt zu sein! Weshalb nun eine Reorganisation der BezirksleiterInnen-Ebene?
Mirco Wieck: Die Branche hat sich verändert. Wir müssen uns neu justieren, um den Markt-Ansprüchen, dem Kostendruck und auch den Ansprüchen unserer MitarbeiterInnen gerecht zu werden. Insbesondere die Aufgaben unserer 25 BezirksleiterInnen wurden immer komplexer.
Was ist darunter zu verstehen?
Kay Helmecke: Die BezirksleiterInnen mussten absolute Allrounder sein. Sie hatten von A bis Z die Verantwortung für ihr Vertriebsgebiet – u.a. für die Einsatzplanung der ZustellerInnen und das Berechnen der Lohnzahlungen. Diese Prozesse gestalten sich seit der Einführung des Mindestlohns wesentlich schwieriger. Allein 60 Prozent unserer ZustellerInnen arbeiten im 450-Euro-Bereich. Die restlichen 40 Prozent sind in der Midi-Zone oder als Vollzeitkräfte bei uns beschäftigt.
Wie wirkte sich die Einführung des Mindestlohns auf die Arbeit der BezirksleiterInnen aus?
Kay Helmecke: Vor der Einführung des Mindestlohns war es quasi egal, in welcher Zeit die ZustellerInnen ihre Arbeit erledigten. Sie bekamen 450,- Euro ausgezahlt. Aber der Mindestlohn ist ein Zeitlohn und er brachte für die BezirksleiterInnen enormen Aufwand bei der Einsatzplanung für die ZustellerInnen und bei der Abrechnung mit sich. Zuletzt wurde der Mindestlohn zum 1. Januar 2019 erhöht und die nächste Anpassung steht zum 1. Januar 2020 an. Von dieser Seite wird also keine Ruhe einkehren.
Künftig sind also keine Allrounder mehr gefragt, sondern Spezialisten? Wo bekommen Sie die her?
Mirco Wieck: Alle samt aus dem Pool der bisherigen BezirksleiterInnen, die viel Wissen, großes Können und darüberhinausgehende Entwicklungspotenziale mitbringen.
Wie haben Sie verlässlich herausgefunden, wer sich für welche Position eignet?
Mirco Wieck: Dafür haben wir ein Development-Center installiert, um herauszufinden, wer seine Stärken bei der Disposition, beim Controlling, dem Vertrieb, der Steuerung oder dem Qualitätsmanagement hat. Im Vorfeld haben wir allen Beteiligten klar gemacht, dass wir niemanden kündigen werden, sondern die Reorganisation als Personalentwicklung sehen. Deshalb gab es große Akzeptanz für unser Vorgehen.
Wie lief das Auswahlverfahren ab?
Mirco Wieck: Wir wollten einen 360-Grad-Blick auf die MitarbeiterInnen werfen und herausfinden, wo ihre Interessen, Neigungen und Talente liegen, welche ungenutzten Potenziale in ihnen schlummern, welche Aufgaben zu welcher Person am besten passen. Wir wollten die passenden MitarbeiterInnen aus dem bestehenden Pool für die neu definierten Aufgaben finden. Dafür haben wir ein dreistufiges Verfahren gewählt.
Woraus bestand der „Dreiklang“?
Kay Helmecke: Erstens aus einem Assessment, in dem wir die MitarbeiterInnen in diverse, künftig real zu erwartende Arbeitssituationen versetzt und ihren Umgang damit bewertet haben.
Wie muss man sich das als Außenstehender vorstellen?
Kay Helmecke: Wir hatten fünf Übungen ausgewählt, die spezifische Herausforderungen beinhalteten und verschiedene Soft Skills erforderten. Wie erwähnt, werden diese Situationen den MitarbeiterInnen künftig in ihrem Arbeitsalltag begegnen. Beispielsweise war ein Konfliktgespräch mit einem „Schauspieler“ zu führen, ein Fest vorzubereiten und ein Meeting durchzuführen. Wir wollten einen Einblick in die Verhaltenskompetenzen und die Resilienz jedes Einzelnen gewinnen.
Was gehörte noch „zum Dreiklang“?
Kay Helmecke: Zweitens mussten die MitarbeiterInnen einen Wissenstest absolvieren, der ebenfalls Aufgaben aus dem Arbeitsalltag beinhaltete – viel rechnen war dabei.
Aller guten Dinge sind drei – was war die dritte Aufgabe, damit der der 360-Grad-Blick vervollständigt werden konnte?
Kay Helmecke: Der dritte Part war die Profilizer-Messung von L&D Support. Die MitarbeiterInnen haben einen Online-Fragebogen ausgefüllt. Die Mess-Ergebnisse wurden dann in einem sogenannten Entwicklungsbericht zu den neuen Rollen Vertrieb, Steuerung, Controlling und Qualitätsmanagement zusammengefasst.
Wozu war dieser dritte Teil noch notwendig?
Mirco Wieck: Wir wollten den Menschen hinter der Mitarbeiterin, dem Mitarbeiter noch besser kennenlernen, um unsere Beobachtungen aus dem Assessment mit einer objektiven, standardisierten, soft-skills-basierten Methode zu untermauern. Wir haben das persönliche Profil jeder Person, das uns der Profilizer-Entwicklungsbericht lieferte, punktgenau mit den positionsrelevanten Erfordernissen abgeglichen.
Das ging so einfach?
Kay Helmecke: L&D Support hat uns Gruppenmatrizen geliefert. Dazu hatten wir im Vorfeld im Austausch miteinander stellenrelevant zugeschnittene Kompetenzsets für die zu besetzenden Stellen erarbeitet und die gewünschten Verhaltensindikatoren festgelegt. Die Expertise von L&D Support lieferte uns die Soft Skills, die Talente, die verborgenen und die offenkundigen Fähigkeiten unserer MitarbeiterInnen farblich übersichtlich aufbereitet, so dass wir die Stellenbesetzungen objektiv fundiert vornehmen konnten.
Haben Sie in diesem Prozess auch Überraschungen erlebt?
Kay Helmecke: Die Profilizer-Entwicklungsberichte und Gruppenmatrizen* haben die Beobachtungen aus dem Assessment durchweg bestätigt und waren gerade in Grenzfällen eine hilfreiche Unterstützung und Bekräftigung unserer Einschätzungen.
( *Wenn Sie mehr zum Thema Profilizer, zu den Berichtsformen und Gruppenmatrizen erfahren möchten, sprechen Sie L&D Support gerne an. )
Wie haben Sie die Ergebnisse vermittelt?
Mirco Wieck: In ca. 60 bis 120 minütigen, wertschätzenden Feedback-Gesprächen haben wir mit jeder einzelnen Mitarbeiterin, jedem einzelnen Mitarbeiter die Ergebnisse des Auswahlverfahrens besprochen und anhand ihrer vorliegenden Kompetenzen und Qualifikationen erläutert, weshalb die neue Position zu ihnen passt.
Welche Reaktion gab es seitens der MitarbeiterInnen?
Kay Helmecke: Wir haben ein durchweg positives Feedback für unser Auswahlverfahren erhalten. Unsere KollegInnen waren erfreut, einmal so intensiv „unter die eigene Motorhaube“ schauen zu können. Wir haben ihnen die Profilizer-Entwicklungsberichte auch ausgehändigt.
Hinter den neuen GebietsleiterInnen stehen ja auch Teams.
Mirco Wieck: Wir haben natürlich auch mit diesen MitarbeiterInnen viel kommuniziert, die verschiedenen Teams zusammen- und ihnen die Neukonzeption nahegebracht, ihre Ideen aufgenommen und in gemeinsamen Workshops neue Prozesse definiert.
Lief der Auswahlprozess ohne Einspruch der BetriebsrätInnen und DatenschützerInnen?
Mirco Wieck: Wir haben die Datenschützerin und den Betriebsrat rechtzeitig mit an Bord geholt und in die geplanten Prozesse eingeweiht. Ein Betriebsratsmitglied hat sogar freiwillig eine Profilizer-Eigenmessung durchgeführt.
Kay Helmecke: Dass wir die Umbesetzung der MitarbeiterInnen nicht nach Gutdünken aus dem Bauch heraus vorgenommen haben, hat uns viel positives Feedback des Betriebsrats beschert.
In welchem Zeitfenster haben Sie diesen Umstrukturierungsprozess bewältigt?
Kay Helmecke: Am 15. Dezember 2018 sind wir damit gestartet und am 1. Juli 2019 haben wir den „Hebel umgelegt“. Seitdem arbeiten wir in der neuen Struktur mit zentraler Disposition für die Nacht- und Tagzustellung, für Controlling, Vertrieb, Steuerung und Qualitätsmanagement.
Mirco Wieck: Auch weil wir externe Expertise, wie die von L&D Support genutzt haben, konnten wir unseren ehrgeizigen Zeitplan einhalten.
Und wie funktioniert die neue Aufgabenteilung?
Mirco Wieck: Sie funktioniert sehr gut. Die MitarbeiterInnen haben die neue Struktur wirklich verinnerlicht.
Kay Helmecke: Außerdem gibt es untereinander eine große Hilfsbereitschaft – gerade jetzt in der Urlaubszeit – temporär noch Tätigkeiten aus der „alten Arbeitswelt“ mit zu übernehmen.
Wir bedanken uns für das Gespräch bei Kay Helmecke, der viele Jahre als Vertriebsleiter für verschiedene Tageszeitungen in Deutschland tätig war und bei Mirco Wieck, der u.a. Vertriebserfahrung aus dem Verlag Der Tagesspiegel Berlin mitbringt!
Text: Cornelia Schach, L&D Support GmbH, Public Relations
Gern stellen wir Ihnen das Interview auch als pdf zur Verfügung. Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
In der Stadt Augsburg ist sie die einzige Lokalzeitung. (Fotos: ZSP Zustellservice-Plus GmbH & Co. KG)
